Le MIO recrute une assistante de direction en CDD

AFFECTATION GEOGRAPHIQUE

MIO – Campus de Luminy - Marseille

DESCRIPTION DU POSTE

Mission      :          La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative du MIO et sera intégrée à l’équipe administrative composée de 6 personnes. Elle devra, notamment, assister le directeur de l’UMR dans l’organisation des agendas et des déplacements professionnels.

Activités       :       Gérer les déplacements professionnels et l’agenda du directeur : réservation des transports et hébergements, établissement des ordres de missions, suivi des remboursements…

                              Assurer le traitement et la diffusion des informations (suivi du courrier et des communications téléphoniques, filtrage et orientation des appels, classement et archivage des documents…)

                              Participer à l’organisation de réunions, séminaires, colloques

Assurer une permanence de l’accueil, face aux interlocuteurs internes et externes, et traiter leur demande ou en référer à sa hiérarchie.

Mémoriser les principaux dossiers en cours et apprécier les enjeux.

Compétences   :   Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Connaissance des procédures de gestion

Bonne connaissance des outils informatiques

Compréhension écrite et orale de l’anglais souhaitée

Anticipation et gestion des situations d’urgence

Recherche de l’information, vérification et classement

Formation            Niveau IV Assistanat de direction – gestion administrative

Aptitudes             Savoir travailler en équipe et en autonomie

                              Rigueur

                              Polyvalence

                              Sens de la confidentialité

Environnement du poste

Station assise prolongée

Le CV et la lettre de motivation sont à transmettre à : recrutement.dr-sud-est@ird.fr